Jak dobrze przygotować się do przeprowadzki biura w 5 prostych krokach?

Często zmiana siedziby biura jest przykrą koniecznością podyktowaną brakiem przestrzeni, zmieniającymi się potrzebami lub rachunkiem ekonomicznym. Im więcej stanowisk pracy, tym całe przedsięwzięcie wymaga więcej uwagi i zaangażowania. Oto krótki poradnik jak dobrze przygotować się do przeprowadzki biura w 5 prostych krokach.

Krok pierwszy: planowanie

Przenosiny biura to duże wyzwanie, dlatego należy odpowiednio się do niego przygotować. Etap planowania może zająć więcej czasu niż sama przeprowadzka! Jest to jednak czas niezbędny, by ułożyć wykonanie czynności, które usprawnią opuszczanie starej siedziby. Przystępując do sporządzania planu, warto:

• policzyć meble, sprzęty i akcesoria,
• policzyć segregatory i pudła z dokumentami,
• podzielić przedmioty na kategorie i obliczyć zapas materiałów do ich pakowania,
• ustalić harmonogram pakowania oraz wywozu przedmiotów z biura.

Konieczne będzie również poinformowanie z wyprzedzeniem pracowników o planowanej zmianie adresu, by zdążyli zrobić porządek oraz zapakować swoje rzeczy osobiste. Dobrym i skutecznym rozwiązaniem będzie również wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przeprowadzkę zarówno w starym biurze, jak i w nowym budynku. Delegowanie uprawnień jest bardzo ważne, ponieważ przenosiny to złożone przedsięwzięcie, które może być ciężko koordynować w pojedynkę.

Krok drugi: przygotowanie nowych pomieszczeń

Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań związanych z pakowaniem, warto jeszcze raz obejrzeć nowe pomieszczenia i upewnić się, że są gotowe do użytku. Jeśli wymagają posprzątania, to również dobry moment, by skorzystać z usług zewnętrznej firmy. Profesjonaliści szybko pozbędą się zabrudzeń po poprzednich najemcach oraz usuną ślady farby i gładzi, jeśli w pomieszczeniach był wykonywany remont. Wiele firm sprzątających ma w swojej ofercie specjalistyczną usługę: sprzątanie pobudowlane, więc warto rozważyć skorzystanie z niej. Po dopilnowaniu spraw w nowym miejscu można przystąpić do organizowania przeprowadzki.

Krok trzeci: organizowanie

Krok czwarty: nadzorowanie i kontrola

Nieodzownym elementem przenoszenia biura jest nadzorowanie pracy oraz kontrola, czy sprzęty i urządzenia są odpowiednio zabezpieczone. Warto również sprawować nadzór nad działaniem wszystkich podwykonawców i na bieżąco rozliczać ich z wykonywanej pracy. Ostatnim, ale bardzo ważnym etapem, jest urządzanie nowego biura. 

Krok piąty: urządzanie

Przed rozpoczęciem przeprowadzki warto przydzielić pokoje poszczególnym działom i zaplanować, gdzie zostaną ustawione sprzęty o największych gabarytach. Następnie w trakcie przewożenia rzeczy można rozstawiać je we wcześniej zaplanowanych miejscach. Dzięki temu po zakończeniu przeprowadzki rozpakowywanie i ustawianie mebli oraz pudeł nie powinno zająć wiele czasu.

W dobrym tonie będzie posprzątanie pomieszczeń, które zostały puste. Można wykonać je samodzielnie lub skorzystać z usług firmy sprzątającej. Warto pamiętać, że takie działania są ważnym elementem budowania wizerunku przedsiębiorstwa, więc będzie to dobre rozwiązanie.