7 najlepszych sposób na to, by utrzymać porządek w biurze

Oto 7 najlepszych sposób na to, by utrzymać porządek w biurze.

Odpowiednia organizacja dokumentów papierowych

Kartki leżące w nieładzie na biurkach, notesy poukładane w stosy na parapetach, teczki, z których wysypują się dokumenty – tak wygląda bardzo wiele biur, które wykorzystują papier w swojej codziennej pracy. Warto podjąć wysiłek i poukładać, a następnie odpowiednio zorganizować dokumenty papierowe. Pomocne mogą okazać się skoroszyty i segregatory, a w przypadku archiwalnych pism – pudełka kartonowe. W biurze, w którym jest bardzo dużo wewnętrznych dokumentów, warto również pomyśleć o ich digitalizacji.

Digitalizacja dokumentów

By ograniczyć ilość papieru w biurze, często wystarczy mniej drukować i na bieżąco skanować wszystkie papierowe dokumenty takie jak: faktury, pisma przychodzące i wychodzące, notatki ze spotkań, szkice, maile, czy nieaktualne cenniki. Regularna digitalizacja to rozwiązanie, które sprawi, że każdy pracownik będzie miał w dowolnym momencie dostęp ze swojego laptopa do potrzebnych dokumentów. Co więcej, zmniejszy się również czas przeznaczany każdego dnia na szukanie określonych pism lub umów, a na biurkach i odpowiednio dobranych regałach zapanuje porządek.

Meble biurowe dostosowane do specyfiki firmy i charakteru jej pracowników

Meble, które wypełnią biurową przestrzeń, powinny być dostosowane do specyfiki firmy. Jeśli przedsiębiorstwo tworzy bardzo dużo dokumentów – tak jak kancelaria prawna, czy agencja ubezpieczeniowa, przydadzą się szafy na segregatory. Jeśli papieru jest mało, ale za to w firmie regularnie pojawiają się różne przedmioty: śrubki, nakrętki, szpilki, narzędzia lub preparaty chemiczne warto wybrać meble z pojemnymi szufladami lub solidne, metalowe regały. Jak najłatwiej zadbać o porządek w biurze? Warto pochować kosze!

Ograniczenie liczby koszy na śmieci

W wielu firmach każdy pracownik ma pod swoim biurkiem niewielki kosz na śmieci. Dobrym rozwiązaniem będzie zorganizowanie w kuchni lub w korytarzu kilku koszy – z podziałem na frakcje. Pracownicy będą mieli okazję, by częściej wstać od biurka i przejść się po firmie. Co więcej, wyrzucanie śmieci z dużego zbiorczego kosza jest o wiele wygodniejsze, niż szykowanie ich osobno spod każdego biurka. To pozwoli również znacznie skrócić czas potrzebny profesjonalnej firmie sprzątającej na wykonanie zadań.

Zmiana w codziennym planie dnia – czas na sprzątanie

Codzienne opróżnianie koszy można potraktować, jako jeden z elementów sprzątania. Trudno jednak wymagać od pracowników, by zostawali po godzinach i sprzątali biuro. Wyznaczenie kilkunastu minut w czasie pracy na uprzątnięcie biurek, wyrzucenie śmieci, czy wytarcie kuchennych blatów, na pewno zda egzamin. Jeśli biuro jest sprzątane codziennie przez zewnętrzną firmę, można ograniczyć do minimum liczbę czynności, które wykonują pracownicy. Warto jednak zadbać o to, by utrzymywali w nienagannej czystości własne biurka.

Kontrowersyjna zasada czystych biurek

Coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie zasady codziennego sprzątania biurka. Pracownicy mają przydzielone zamykane szafki, w których na koniec dnia pracy chowają swoje kubki, notesy, długopisy i inne używane akcesoria. To rozwiązanie znacznie ułatwia pracę firmy sprzątającej. W biurze, w którym przebywa dużo osób, warto korzystać z usług profesjonalistów, którzy każdego dnia po południu zadbają o toalety, kuchnię oraz wszystkie pomieszczenia. Codzienne odkurzanie oraz wycieranie kurzu sprawi, że biuro stanie się przyjemnym miejscem. Co więcej, specjaliści stosują również odpowiednie, skuteczne i bezpieczne środki czyszczące.

Stosowanie odpowiednich środków czyszczących

W biurowej szafce gospodarczej warto przechowywać podstawowe środki: płyn do mycia naczyń, preparat do usuwania kurzu, płyn uniwersalny do podłóg oraz odplamiacz do wykładzin. Jeśli rozleje się kawa lub herbata, można szybko wytrzeć płytki lub panele, a firmowy dywan – zaprać. Chemia stosowana na co dzień to mniej skoncentrowane środki niż te, po które sięgają profesjonaliści. Warto jednak dbać o porządek w biurze przez cały dzień i podchodzić z empatią i szacunkiem do pracy osób sprzątających, które rozpoczynają pracę po południu.

Porządek i ład sprawiają, że biuro staje się miłym miejscem, w którym przyjemnie jest przebywać. Warto stosować 7 prostych zasad, by niezależnie od pory dnia pomieszczenia były czyste i zadbane.